メールの返信は、ChatGPTに「相手との関係」「返したい内容」「文章の雰囲気」を伝えると、下書きを作れます。まずは日程調整のように、返事の結論が決まっているメールで試してみましょう。
「失礼ではないかな」と書き直しているうちに、短い返信に思いのほか時間がかかることもあります。そんなときは、箇条書きにした用件を文章に整えてもらうところから始めると、取り入れやすくなります。
この記事では、コピーして試せる依頼文と、送信前の確認ポイントを紹介します。メール例はすべて架空です。返信例は編集部が説明用に作成したもので、実際に同じ文章が出ることを保証するものではありません。
まずは、この依頼文で返信を1本作ってみる
ChatGPTのチャット入力欄に、下の依頼文を貼り付けて送ってみてください。仕事で使う場合は、勤務先が認めたアカウント・利用方法に従いましょう。
最初は実際のメールを使わず、この架空の例をそのまま試せば大丈夫です。
コピーして使える依頼文
取引先へのメール返信の下書きを作ってください。
【相手との関係】
普段からやり取りのある取引先の担当者
【受け取った用件】
10月15日の14時から、30分間のオンライン打ち合わせが可能か聞かれています。
【返したい内容】
・提示された日時で参加できる
・日程調整へのお礼を伝える
・接続URLを送ってもらいたい
【文章の希望】
丁寧ですが、堅すぎない文章にしてください。
宛名と署名を除いて、200字程度を目安にしてください。
本文だけ作ってください。
【守ってほしいこと】
書いていない事情・約束・曜日は追加しないでください。
情報が足りない場合は、推測せずに教えてください。返信は、こんな形に整えます
お世話になっております。
日程をご調整いただき、ありがとうございます。10月15日14時から、30分間のオンライン打ち合わせに参加可能です。
お手数ですが、接続URLをお送りいただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
確認するのは、日時と所要時間が合っているか、URLの依頼が入っているか、余計な約束が増えていないかです。たとえば「事前に資料をお送りします」と加わっていたら、本当に送る予定があるかを確認し、予定がなければ削除します。
自分のメールソフトに移したら、宛名と署名を整えます。この記事の手順は、ChatGPTで文章を作り、自分で確認して送る流れです。
思いどおりの返信に近づける、3つの伝え方
OpenAIの公式ガイドでは、目的・背景・仕上がり・守る条件を必要に応じて伝える方法が案内されています。メールなら、次の3点に置き換えると使いやすくなります。出典：OpenAI「Prompting」
1．誰に送るかを書く
「社内の同僚」と「初めて連絡する取引先」では、必要な説明や言葉遣いが違います。「普段からやり取りのある相手」まで添えると、希望する距離感を伝えられます。
相手の実名は、文体を決めるためには不要です。まずは「取引先の担当者」などに置き換えましょう。
2．返事の結論を先に決める
引き受けるのか、断るのか、確認してから返すのか。その判断を決めて、伝えたいことを箇条書きにします。
「参加できます。URLがほしいです」まで書けていれば、文章の形になっていなくても構いません。結論がまだ決まっていない場合は、先に自分や担当者が方針を確認しましょう。
3．丁寧さと長さを指定する
「いい感じに返信して」より、「丁寧だけれど堅すぎない文章で、200字程度に」のほうが、希望が具体的です。文字数は目安と考え、必要な用件が抜けていないかを優先します。
丁寧な文章を頼んだら、普段は使わない立派なご挨拶になった。そんなときも、遠慮なく短くしてもらいましょう。
日程調整・お断り・催促の頼み方
日程調整は、最初の例の日時と返答を差し替えて使えます。提示された日が難しい場合は、自分が確実に対応できる候補だけを書いてください。
お断りと催促では、次の依頼文も使えます。いずれも架空の練習用です。
依頼をお断りする
普段からやり取りのある取引先への返信本文を作ってください。
追加作業を依頼されましたが、今回は引き受けられません。
声をかけていただいたお礼と、今回は対応できない旨を伝えます。
丁寧で簡潔な文章にしてください。
断る理由は書かず、代わりの日程や次回の対応も約束しないでください。ここで確認したいのは、断る意思がきちんと伝わるかです。「検討します」「次回はぜひ対応します」といった表現が、自分の意図に合っているかも見直しましょう。
返答をやわらかく催促する
取引先に、見積書の確認状況を尋ねるメール本文を作ってください。
10月8日に見積書を送り、10月12日時点で返答を確認できていません。
10月14日までに、確認状況を知らせてほしいと伝えます。
責める言い方を避け、行き違いへのひと言を添えてください。
期限が事前に合意されていたようには書かないでください。
書いていない事情は追加せず、200字程度を目安にしてください。「返事が来ていない」と「相手が確認していない」は別の話です。相手の状況を決めつけず、こちらが知りたいことと希望する期限を伝える文章に整えます。
堅い・長いと感じたら、追加で頼む
最初の回答がぴったりでなくても、同じ会話で修正を頼めます。公式ガイドも、回答を読んでから具体的な変更を伝える方法を紹介しています。出典：OpenAI「Prompting」
たとえば、次のように追加します。
- 「お礼と日時は残して、もう少し短くしてください」
- 「普段の仕事で使う、自然な敬語にしてください」
- 「断る結論は変えず、言い回しをやわらかくしてください」
書き直した文章も、用件が残っているか確認します。最後の一文だけ自分の言い方に直すのも、使いやすくする方法です。
送る前に、ここだけは自分で確認する
編集部では、下書きをメールソフトに移した後、次の項目を見直すことをおすすめします。
- 宛先・宛名：別の相手の名前や、不要なCCが残っていないか
- 日時・数字：日付、時刻、所要時間、金額が元の情報と合っているか
- 約束：頼んでいない納期、値引き、資料送付が加わっていないか
- 表現：引き受ける・断るなどの結論が曖昧になっていないか
- 添付：本文に「添付しました」と書いたファイルを、本当に添付したか
元のメールを使うときは、必要な用件だけに絞り、氏名・メールアドレス・顧客情報・未公開情報などの入力可否を、勤務先のルールに照らして確認してください。名前を消しただけでは、案件の内容から相手が分かることもあります。
利用してよい情報か判断できなければ、実際の内容は入力せず、架空の条件で文章の型だけ作りましょう。謝罪や契約条件を含む返信は、担当者が内容を判断したうえで、言い回しを整える用途にとどめます。
まずは架空のメールで、1本試してみる
最初の依頼文をコピーして、出てきた返信を読んでみてください。「自分ならこう書くな」と思ったところを、一か所直せれば十分です。
短い定型文がすでにあるメールは、それを使うほうが手早い場合もあります。言い回しに迷う場面で試し、自分の手間が軽くなるか確かめてみましょう。
まずは、架空のメールで1本。「自分にもできた」を、今日ひとつ増やしてみませんか。
無料プランあり。上の架空の依頼文をコピーして、チャット欄に貼り付けてみてください。
ほかのAIで試したい方はこちら。すでに使っているサービスがあれば、同じ架空の依頼文で試せます。
各サービスに無料プランがあります。利用できる機能・回数には制限があり、画面や回答も異なります。登録・ログインや最新の利用条件は公式サイトで確認してください。仕事のメールは勤務先が認めたサービス・アカウントで扱いましょう。
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